Artikel 1: Toepasselijkheid en Ondernemingsstatus

1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, fotoshoots, reportages en leveringen van Timeless Tales (Brouckaert Ricky), gevestigd te Kasteelstraat 12, 9960 Assenede met ondernemingsnummer BE 1038.680.354 (hierna genoemd: "de Fotograaf").

1.2. De Fotograaf valt onder de wettelijke vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (Art. 56bis W.BTW). Dit betekent dat alle vermelde prijzen vrijgesteld zijn van btw en er dus geen btw wordt aangerekend. De wettelijke vermelding "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk" geldt voor alle prestaties.

1.3. Door het ondertekenen van een overeenkomst, het boeken van een shoot of het accepteren van een offerte verklaart de Klant zich uitdrukkelijk akkoord met deze algemene voorwaarden.

 

Artikel 2: Boeking en Voorschot

2.1. Een boeking is pas definitief na het cumulatief vervullen van de volgende voorwaarden: de schriftelijke of digitale ondertekening van de specifieke overeenkomst én de effectieve ontvangst van een voorschot ten bedrage van 25% van het totale factuurbedrag.

2.2. De Klant krijgt na ondertekening een termijn van 7 kalenderdagen om het voorschot te voldoen op het rekeningnummer van de Fotograaf. Indien het voorschot niet binnen deze termijn is ontvangen, vervalt de reservatie automatisch en wordt de datum onmiddellijk vrijgegeven voor andere aanvragen.

2.3. De Klant vermeldt bij de overschrijving verplicht: "Voorschot - shoot dd [datum shoot] - [Naam Klant]".

 

Artikel 3: Betalingstermijn van het Saldo (75%)

3.1. Reguliere shoots: Voor portret-, gezins-, cosplay-, fantasy- en boudoirshoots, evenals communie- en lentefeesten, dient het resterende saldo (75% van het totale bedrag) uiterlijk de laatste dag vóór de fotoshoot op de bankrekening van de Fotograaf te staan.

3.2. Huwelijksreportages: Voor huwelijksreportages dient het resterende saldo (75% van het totale bedrag) uiterlijk 30 kalenderdagen vóór de huwelijksdatum op de bankrekening van de Fotograaf te staan.

3.3. Indien het resterende bedrag niet tijdig is ontvangen, heeft de Fotograaf het recht om de fotoshoot op te schorten of te weigeren. Foto's worden onder geen enkel beding geleverd of getoond voordat de volledige betaling (inclusief eventuele slotfacturatie voor extra uren) is ontvangen.

3.4. De Klant kan er tevens voor kiezen om de totale afgesproken prijs (100%) in één keer te voldoen. In dat geval dient het volledige bedrag binnen de 7 kalenderdagen na ondertekening van de overeenkomst op de bankrekening van de Fotograaf te staan, met vermelding: 'Betaling - shoot dd [datum shoot] - [Naam Klant]'.

 

Artikel 4: Verplaatsings-, Parkeer- en Locatiekosten

4.1. De verplaatsingskosten binnen een straal van 25 km rond Assenede (9960) zijn volledig inbegrepen in de prijs voor reguliere shoots. Voor huwelijksreportages is de verplaatsing inbegrepen binnen een straal van 50 km rond Assenede.

4.2. Voor elke kilometer buiten deze straal geldt een vergoeding van € 0,35 per kilometer, berekend op basis van de snelste route via Google Maps (heen en terug voor de volledige rit).

4.3. Alle extra kosten zoals parkeerkosten, tolgelden (bijv. Liefkenshoektunnel) of toegangskosten/fotografietarieven voor betalende locaties (bijv. Verbeke Foundation) zijn volledig ten laste van de Klant en worden achteraf 1-op-1 doorberekend via de slotfactuur.

 

Artikel 5: Herroepingsrecht en Uitzonderingen

5.1. Herroepingsrecht: Indien de overeenkomst online of op afstand is afgesloten, heeft de Klant (consument) het wettelijke recht om deze binnen 14 kalenderdagen na ondertekening kosteloos en zonder opgave van redenen te herroepen. Reeds betaalde voorschotten worden volledig teruggestort.

5.2. Uitzondering bij dringende boekingen: Door ondertekening van de overeenkomst vraagt de Klant uitdrukkelijk om de uitvoering van de dienst (zoals de definitieve reservatie van de agenda en administratieve opstart) onmiddellijk te starten binnen de herroepingstermijn van 14 dagen. Bij een geldige herroeping nadat deze voorbereidingen zijn gestart, blijft het voorschot van 25% verschuldigd als evenredige vergoeding voor de reeds geleverde prestaties.

 

Artikel 6: Annuleringsregelingen (na de herroepingstermijn)

6.1. Bij annulering buiten het wettelijke herroepingsrecht blijft het voorschot van 25% te allen tijde eigendom van de Fotograaf als vaste vergoeding voor de gereserveerde agenda.

6.2. Annuleringsvoorwaarden voor reguliere, cosplay- en communieshoots:

• Annulering tussen 4 weken en 1 week (7 dagen) voor de shoot: De Klant betaalt 50% van het totale bedrag. Het voorschot (25%) wordt ingehouden en de resterende 25% wordt gefactureerd via een schadefactuur.
• Annulering binnen 1 week (minder dan 7 dagen) voor de shoot: De Klant is verplicht 100% van het totale bedrag te betalen. Het volledige openstaande saldo blijft opeisbaar.
• Uitzondering: Voor huwelijksreportages geldt de specifieke langere regeling zoals beschreven in Artikel 6.3.6.3. Annuleringsvoorwaarden voor huwelijksreportages:
• Annulering tussen 6 weken en 2 weken voor de trouwdatum: De Klant betaalt 50% van het totale bedrag. Het voorschot (25%) wordt ingehouden en de resterende 25% wordt gefactureerd.
• Annulering binnen minder dan 2 weken voor de trouwdatum: De Klant betaalt 100% van het totale bedrag. Het volledige openstaande saldo blijft opeisbaar.

6.4. Indien de Fotograaf de overeenkomst laattijdig annuleert binnen de in Artikel 6.2 en 6.3 vermelde termijnen, buiten situaties van overmacht, is de Fotograaf een gelijkwaardige vergoeding (respectievelijk 50% of 100% van het totale bedrag) verschuldigd aan de Klant.

 

Artikel 7: Slecht-Weer-Garantie en Overmacht

7.1. Slecht-Weer-Garantie: Bij extreme of onwerkbare weersomstandigheden (storm, zware en aanhoudende regenval) beslist de Fotograaf uiterlijk 24 uur voor een buitenshoot over het verplaatsen ervan. De shoot wordt eenmalig kosteloos verplaatst naar een nieuwe datum binnen de 3 maanden. Het voorschot verhuist mee. Dit geldt niet voor binnenshoots (zoals Boudoir) tenzij deze ook buiten doorgaat.

7.2. Overmacht Fotograaf: Bij ziekte, ongeval of ernstige familiale noodsituatie van de Fotograaf zorgt deze indien mogelijk voor een gelijkwaardige vervanger of stort het reeds betaalde bedrag volledig terug. De Fotograaf is niet aansprakelijk voor verdere schadeclaims of gemaakte kosten door de Klant.

 

Artikel 8: Uitvoering en Kleding/Rekwisieten

8.1. De fotoshoot wordt uitgevoerd op basis van de artistieke stijl en expertise van Timeless Tales. De Klant verklaart bekend te zijn met de portfolio en stijl van de Fotograaf. Bezwaren achteraf zijn geen grond voor prijsvermindering.

8.2. Kleding en rekwisieten: De Klant is zelf verantwoordelijk voor zijn/haar kleding, kostuums of meegebrachte rekwisieten. De Fotograaf is niet aansprakelijk voor schade, vlekken of slijtage aan eigendommen van de Klant ontstaan tijdens of door de uitvoering van de fotoshoot (bijvoorbeeld bij outdoor- of ruige cosplay- en fantasyshoots).

8.3. Maaltijdclausule: Bij huwelijksreportages langer dan 5 opeenvolgende uren verplicht de Klant zich ertoe om te voorzien in een volwaardige warme maaltijd en voldoende drinkwater voor de Fotograaf, bij voorkeur gelijktijdig met de gasten.

 

Artikel 9: Leveringstermijnen van de foto's

9.1. De Fotograaf levert de beelden digitaal op in hoge resolutie JPEG-formaat via een online galerij. Onbewerkte RAW-bestanden worden onder geen enkel beding geleverd of verkocht.

9.2. Sneak-peak: De Fotograaf streeft ernaar om binnen de 48 uur na de fotoshoot een eerste digitale sneak-peak (bestaande uit 1 tot 3 nabewerkte beelden) aan de Klant te bezorgen. Deze termijn is indicatief en niet bindend tijdens piekperiodes (hoogseizoen) of in situaties van overmacht.

9.3. De maximale levertermijnen voor de volledige, definitieve fotogalerij zijn als volgt vastgelegd:

• Voor Communie- & Lentefeesten: Maximaal 2 weken na de shootdatum.
• Voor Portret-, Gezins-, Cosplay-, Fantasy- en Boudoirshoots: Maximaal 2 tot 4 weken na de shootdatum.
• Voor Huwelijksreportages: Maximaal 6 tot 8 weken na de huwelijksdatum.

 

Artikel 10: Intellectueel Eigendom & Portretrecht

10.1. Het auteursrecht op alle beelden blijft te allen tijde eigendom van Timeless Tales. De Klant krijgt een licentie voor persoonlijk gebruik. Commercieel gebruik of het digitaal aanpassen van de foto's (zoals het plaatsen van eigen filters, uitsneden of AI-bewerkingen) is ten strengste verboden.

10.2. Portretrecht: De Fotograaf heeft het recht de foto's te gebruiken voor eigen promotie (website, social media, portfolio), tenzij de Klant dit vooraf expliciet schriftelijk weigert.

10.3. Uitzondering Boudoir & Dudeoir: Foto's van Boudoir- en Dudeoirshoots worden nooit online of openbaar geplaatst, tenzij de Klant hier achteraf expliciet en schriftelijk toestemming voor geeft per individueel geselecteerde foto.

 

Artikel 11: Aansprakelijkheid en Technische Storingen

11.1. In het uitzonderlijke geval van technische storingen, diefstal of verlies van digitale bestanden door overmacht, is de aansprakelijkheid van de Fotograaf strikt beperkt tot het terugstorten van de reeds door de Klant betaalde bedragen.

11.2. Na de definitieve digitale oplevering is de Klant zelf volledig verantwoordelijk voor het maken van veilige back-ups van de fotobestanden.

 

Artikel 12: Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

12.1. Op alle rechtsbetrekkingen waarbij de Fotograaf partij is, is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.

12.2. Bij geschillen die niet in onderling minnelijk overleg kunnen worden opgelost, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent (afdeling Gent) bevoegd.